9 dicas para ter reuniões virtuais mais eficientes

Quero aprimorar minha equipe

Artigo - 14 de maio de 2020

Por Sebrae-SP  | Gestão, Gestão de Pessoas

Chris Dyer, fundador e CEO da empresa norte-americana PeopleG2, que atua em recrutamento, seleção e gestão de pessoas, contou à publicação Inc. sobre como otimizar as reuniões virtuais, que passaram a ser o novo normal nas empresas com o isolamento social por conta da pandemia do novo coronavírus.

Um estudo feito em conjunto entre as Universidades de Waterloo, no Canadá, e Cornell, em Nova York, teve bastante repercussão ao concluir que falar pessoalmente é mais eficiente. Contudo, com a mão de obra das empresas trabalhando de casa, as equipes estão tendo que atuar à distância, sem perder eficiência e produtividade.

Por isso, Chris, que diz ter feito mais de 100 mil reuniões virtuais ao longo de sua carreira administrando suas filiais à distância, dá algumas sugestões para outros empreendedores terem melhor aproveitamento desses encontros virtuais. A palavra-chave é disciplina. Confira:

1-Organize as reuniões por tipo/objetivo. Chris diz que tem até nomes para cada uma delas. Você não precisa batizar se não quiser, mas é importante, na convocação, já listar o tema e os critérios a serem tratados. Dessa forma, a equipe saberá exatamente do que se trata o encontro.

Para quem ficou curioso, as reuniões de Chris são classificadas da seguinte forma:

• Reuniões “barata” para resolver pequenos problemas. “Se você tem uma barata no banheiro, é um pequeno problema”, diz Dyer.
• Reuniões “tigres” para discutir assuntos mais complexos. “Se houver um tigre no seu banheiro, é um problema maior.
• Reuniões “avestruzes” para buscar informações ou ajudar em uma tarefa. (“Me ajude a tirar minha cabeça da areia.”)
• Reuniões “tsunami” para elaborar respostas a cenários hipotéticos futuros, as já conhecidas reuniões de brainstorm.

2– Algumas regras podem ser informadas pela comunicação interna e/ou ficar disponível em alguma área interna da empresa ou serem compartilhadas junto à convocação, como a orientação para deixar microfones desligados se não estiver falando, se devem ligar o vídeo sempre ou em que ocasiões, entre outras que considerar pertinente para que o encontro virtual possa fluir e ser produtivo.

3-Crie um manual e promova uma capacitação online sobre o canal a ser utilizado, seja Microsoft Teams, Google Meetings, Skype Business, Zoom, WhatsApp ou qualquer outra ferramenta, ensine as funções básicas pra evitar dificuldades no momento das chamadas virtuais.

4-As reuniões devem começar no horário e terminar também dentro do prazo estipulado ou até antes.

5– Tenha objetividade e mantenha-se no tema da reunião. Quando a conversa desviar muito do objetivo, chame para o foco novamente.

6-Seja simpático (a) e empático (a), especialmente neste momento em que todos vivem sob ansiedade devido a uma crise sem precedentes para esta geração.

7-Agende reuniões com frequência suficiente para que sua equipe esteja atualizada sobre as operações e projetos em andamento, mas não exagere a ponto de consumir tempo produtivo dos funcionários.

8– Mantenha a conversa em nível profissional e eficiente. Contudo, mais uma vez, esteja aberto (a) e considere que a equipe esteja um pouco mais “carente” em conversar, já que estão lidando com uma situação com impacto em sua saúde física e mental. Ou então, lembre-se que seus funcionários podem estar sendo afetadas por questões pessoais, como tarefas domésticas e cuidados com os filhos.

9-Ao fim da reunião, vale checar com todos se estão satisfeitos com o resultado do encontro virtual.

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