Como controlar despesas: 5 dicas práticas para começar hoje

Quero controlar meu dinheiro

Artigo - 21 de janeiro de 2022

Por Sebrae-SP  | controle de gastos, finanças do futuro, planejamento financeiro

Organizar e controlar as finanças sempre foi uma tarefa complicada, sejam elas pessoais ou da sua empresa. Um dos grandes desafios ao administrar uma empresa é saber como controlar despesas, tendo um processo bem estruturado e eficaz, ainda mais em um momento em que toda e qualquer economia é bem-vinda!

Quando você não realiza um controle de despesas de forma eficiente, é provável que a sua empresa tenha problemas financeiros sérios. Com isso em mente, resolvemos trazer 5 dicas práticas para te ajudar nesse controle tão importante para o seu negócio.

Como funciona o controle de despesas de uma empresa

Antes de falarmos sobre o controle de despesas, é importante que você entenda o que são despesas, já que elas são muito confundidas com custos. 

Despesa é tudo o que você gasta para manter a sua empresa funcionando, por exemplo:

  • contas de água, luz e internet;
  • aluguel;
  • materiais de escritório;
  • marketing;
  • entre outros.

Já os custos envolvem os gastos para que você possa fabricar seu produto ou prestar seu serviço. Para uma manicure, os custos seriam a compra de esmaltes, lixas de unhas, removedor, entre outros.

Agora que você já sabe a diferença, vamos voltar ao controle de despesas. Controlar as suas despesas é uma prática muito importante para as empresas e envolve o uso de técnicas e ferramentas que investigam e analisam para onde vai o dinheiro quando sai do seu caixa.

Com essa prática, você poderá identificar facilmente onde é possível realizar cortes ou até mesmo otimizar os investimentos para tornar sua empresa mais lucrativa. Além disso, você vai poder entender onde e como o dinheiro está sendo gasto.

Assim, você terá uma visão mais clara do financeiro do seu negócio e irá tomar melhores decisões.

5 dicas para controlar as despesas do seu negócio

Saber controlar as despesas da sua empresa é um passo importante para uma gestão financeira completa. Veja a seguir as dicas que separamos para você.

1 – Crie um planejamento financeiro

Se planejar é a primeira etapa para ter um controle eficaz. Dentro de um planejamento financeiro, você conta com todas as informações necessárias para guiar suas decisões ao longo dos próximos meses.

Assim, será possível traçar o caminho e fazer uma previsão, baseada em dados, métricas e objetivos, para o futuro. Ao desenvolver esse documento, é essencial que haja um espaço dedicado exclusivamente para o controle de despesas.

É preciso que se tenha uma visão sobre quanto pode ser gasto para que a saúde financeira da empresa não corra riscos.

2 – Organize suas despesas por categorias

Criar categorias para separar as despesas da sua empresa é muito importante. Dessa forma, você poderá descobrir, rapidamente, o quanto de dinheiro está sendo gasto em ações de marketing, comissões de vendedores, contas fixas, entre outros.

Essa separação pode ser feita em uma planilha de Excel, na qual você também pode incluir o dia do gasto, o valor e a pessoa que gastou. Isso vai te ajudar nesse controle e a ganhar tempo nas análises.

Além disso, você vai entender, de maneira simples, quanto dinheiro está indo para cada departamento e o quanto é gasto em cada setor e categoria.

3 – Tenha um fluxo de controle das despesas

Antes de montar o seu controle de despesas, é preciso que você tenha documentado como isso será feito, por exemplo:

  • Quem fará o registro?
  • De quanto em quanto tempo será atualizado seu controle?
  • Quais as categorias de despesas?

Essas são apenas algumas perguntas que você precisa responder ao montar o fluxo de controle de despesas dentro da empresa.

4 – Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia está evoluindo cada vez mais e tornando a nossa vida mais fácil. Existem alguns sistemas informatizados capazes de centralizar todas as informações da sua empresa em uma única plataforma, os chamados ERPs.

Com eles, é possível simplificar processos, além de garantir maior segurança aos registros financeiros, tornando a operação mais assertiva.

Com o controle de gastos e despesas, não é diferente. Deixe para trás as dezenas de arquivos e planilhas que colocam em risco sua organização e use a tecnologia a seu favor.

5 – Analise seus resultados com frequência

Analisar os resultados é uma parte fundamental desse processo. Afinal, se você não medir, não saberá se as ações estão dando retorno.

Ao medir seus resultados, você vai poder tomar melhores decisões, como corte de despesas e um melhor controle do dinheiro da sua empresa.

Por isso, crie uma rotina de análises frequentes, escolha bem os indicadores financeiros que serão analisados e defina ações após cada revisão periódica.

O controle de despesas não precisa ser algo difícil. A parte mais complicada é criar o hábito de anotar todas elas e separá-las por categorias. Com isso em mente, o restante do processo se torna muito mais fácil.