Identifique os ‘ladrões de tempo’ e seja mais produtivo

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Artigo - 14 de outubro de 2020

Por Sebrae-SP  | dicas, horas de trabalho, pandemia, Rotina

Veja como identificar e eliminar o que prejudica o rendimento no trabalho:

É comum notar neste momento de pandemia e retomada das atividades que muitos empreendedores estão sobrecarregados com as atividades do dia a dia. A sensação é de que seriam necessárias mais de 24 horas diárias para conseguir dar conta de tudo. Se esse é o seu sentimento atual, saiba que existem alguns “ladrões de tempo” que, quando identificados e devidamente excluídos de sua rotina, vão lhe permitir a ser mais produtivo dentro da jornada de trabalho. O consultor Rafael de Souza e a analista de negócios Raíssa Kill, ambos do Sebrae-SP, apontam algumas armadilhas e dicas para gerenciar melhor seu tempo.

O QUE ATRAPALHA

Procrastinação

Todos nós temos algumas atividades que não gostamos de fazer e que costumamos adiar regularmente. De certa forma, procrastinar é muito comum, porém, tornar isso um hábito pode fazer você perder o controle das tarefas.

Falta de planejamento

Não planejar aumenta exponencialmente suas chances de não conseguir gerir corretamente o seu tempo e, ainda pior, aumenta a probabilidade de não conseguir alcançar os resultados desejados para o seu negócio.

Não saber dizer “não”

Quanto mais tarefas assumimos, maior a chance de não as encerrar. Evite assumir atividades pouco importantes que interrompam sua rotina. Exercite e aprenda a dizer “não” para aquilo que não for diretamente útil ou relevante.

Distrações

São atividades simples, mas que geram desatenção e interrupções ao longo do dia. Os mais comuns são consulta a e-mails, sites e redes sociais, além das reuniões improdutivas.

DICAS PARA UMA JORNADA MAIS PRODUTIVA

Concentre-se em uma única tarefa por vez (sim, é possível!)

Você já ficou com a sensação de que trabalhou durante todo o dia e não conseguiu terminar quase nada? Pois é, o dia a dia de um empreendedor é atribulado e cheio de situações não planejadas. Que tal reduzir os imprevistos? Uma maneira bastante simples é dividir todas as suas tarefas em várias pequenas etapas, pois elas ajudarão você a se concentrar em uma coisa de cada vez – assim é possível fazer tudo bem e longe de distrações desnecessárias.

Organize as atividades similares

Quando existe um “mar” de atividades e você não sabe por onde começar, tente organizá-las

em “blocos” que tenham características similares. Por exemplo: bloco de visitas externas (clientes, bancos, fornecedores) e bloco de atividades internas (resposta de e-mails, envio de orçamentos a clientes, noticiários, atualização de redes sociais). Você pode fazer essa organização com apoio de etiquetas adesivas, painéis de parede ou até mesmo em planilhas eletrônicas ou aplicativos no smartphone.

Anote suas atividades diárias: que tal verificar quanto tempo

Você vem dedicando para cada atividade diária? Talvez você leve um grande susto, mas anotar de hora em hora o que foi feito pode ajudar a identificar onde há desperdícios. A partir das anotações, você pode adotar novas práticas e rotinas gradualmente até se sentir confortável para abandonar seu registro. Alguns aplicativos podem ajudar, como: Todoist, Trello ou Google Keep.

Anote suas atividades diárias

Que tal verificar quanto tempo você vem dedicando para cada atividade diária? Talvez você leve um grande susto, mas anotar de hora em hora o que foi feito pode ajudar a identificar onde há desperdícios. A partir das anotações, você pode adotar novas práticas e rotinas gradualmente até se sentir confortável para abandonar seu registro. Alguns aplicativos podem ajudar, como: Todoist, Trello ou Google Keep.

Estabeleça prazos para todas as tarefas

Não saber quanto tempo você levará para realizar alguma atividade pode ser angustiante e aumentar ainda mais sua procrastinação. Portanto, atribua prazos a si mesmo. Essa prática ajudará você a mapear o volume de trabalho e priorizar aquilo que for mais importante para respeitar o tempo planejado.

Mantenha o ambiente de trabalho organizado

Pesquisas apontam que a bagunça e a desorganização atrapalham o funcionamento do cérebro e tornam nossos pensamentos mais dispersos. Além disso, se você atende clientes pessoalmente, não vai querer que eles fiquem com uma má impressão sobre seu negócio, certo? Portanto, organize papéis, arquivos e documentos (físicos e eletrônicos). Utilize caixas e etiquetas para identificar seus materiais de trabalho. Adote uma rotina semanal para evitar acúmulos. Se você trabalha no computador, crie pastas e organize os arquivos similares, utilize títulos intuitivos que ajudem a encontrar com facilidade orçamentos, documentos, notas etc.

Conte com a ajuda da tecnologia

Existem muitas boas opções simples e gratuitas para ajudar você a organizar suas tarefas e, principalmente, seu tempo. E o melhor é que elas podem estar na palma da sua mão ou no seu bolso ao longo de todo o dia. Teste aplicativos e ferramentas online que prometem ajudar a organizar seu dia: calendários online, organizadores de tarefa, contabilizadores de tempo, quadros de atividades, gerenciadores de projetos, entre outros. Google calendário, google keep, trello, evernote e hashtrack são algumas opções para você conhecer e avaliar.

Saiba como desenvolver um plano de ação

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