Organize suas vendas: 5 planilhas para começar hoje

Quero vender mais

Artigo - 23 de dezembro de 2021

Por Sebrae-SP  | controle de dados, Fluxo de Caixa, Gestão

Empreender é muito mais do que ter uma boa ideia de negócio e colocá-la em ação. A partir do momento em que nós formalizamos a empresa, passamos a lidar com uma série de novos desafios, como finanças, estoque, compras, clientes, divulgação, entre outros. 

Hoje em dia existem sistemas que dão um ótimo suporte para a gestão do negócio, mas quando estamos começando (ou até mesmo depois), investir em tecnologia pode não ser financeiramente possível. E é aí que entram as planilhas.

Planilhas são documentos que organizam, controlam e calculam informações. Existem planilhas específicas para cada função da empresa, e nós vamos falar sobre as 5 principais que você precisa utilizar para organizar seu processo de vendas.

Organize suas vendas com estas 5 planilhas  

Como nós falamos no início, planilhas são documentos que ajudam os donos de negócio a organizar suas vendas. Cada planilha cumpre determinada função, como registrar as vendas realizadas e controlar o desempenho da equipe.  

E se isso já não fosse importante o suficiente, por meio da análise das informações registradas nas planilhas, é possível entender melhor alguns comportamentos e criar ações de Marketing e Vendas a partir das suas descobertas.

Acompanhe os tópicos a seguir, baixe as 5 planilhas e organize suas vendas! 

# 1 – Planilha de controle de vendas

Controlar as vendas vai muito além de simplesmente registrar o produto ou serviço vendido e o valor recebido. Uma planilha de vendas completa permite que você registre os dados pessoais dos clientes, assim como quem fez a venda, a forma de pagamento utilizada, etc.

Com essas informações, é possível fazer uma série de análises, como vendedor que mais vendeu, meses de maior e menor faturamento, itens mais e menos rentáveis, formas de pagamento mais utilizadas, entre outros. Além disso, com as informações completas e atualizadas, você pode criar metas de vendas, estratégias de divulgação e promoção e muitas outras ações que promovam seu negócio.

# 2 – Planilha de cadastro de fornecedores

Para aqueles negócios que dependem do fornecimento de produtos e matérias-primas para produzir e vender as próprias mercadorias, manter o cadastro de fornecedores sempre em dia é essencial. 

Nessa planilha, você registra informações básicas como telefone, endereço e valor dos itens fornecidos, assim como detalhes importantes, como entregas com avarias (devoluções), atendimento ruim, atrasos, entre outros.

Já pensou comprar de uma empresa que, além de mais cara, atrasa na entrega dos produtos? Registrar essas informações é muito importante para que, na hora da negociação com novos fornecedores, você deixe essa empresa como última opção.

As colunas de datas de compra, quantidade de itens e valor também são importantes para que você controle suas compras e faça previsões de quando precisará comprar novamente, bem como da média de gastos mensais de cada mercadoria. 

# 3 – Planilha de cadastro de clientes

Cadastrar os dados dos clientes pode parecer uma atividade bem simples e insignificante, mas a partir das informações registradas, é possível criar ações para aumentar as vendas (principalmente nos momentos de baixo faturamento), melhorar o relacionamento entre empresa e cliente, entender sua persona e criar estratégias de marketing mais personalizadas, etc.

Vamos imaginar a seguinte situação: você sabe que sua empresa tem o faturamento mais baixo nos meses de agosto e setembro. Para melhorar as vendas nesse período, você pode criar uma promoção progressiva e ligar para os clientes registrados na sua planilha para que eles possam aproveitar o benefício. Ou enviar um e-mail com novidades de produtos ou um desconto especial para os aniversariantes do mês, por exemplo. Seja criativo!

# 4 – Planilha de cadastro de produtos

Quantos produtos você tem em estoque agora? Quantas unidades de cada item você vende por mês? Qual é sua mercadoria mais rentável, e quais ficam paradas na prateleira? Se você ficou em dúvida na hora de responder alguma dessas questões, isso quer dizer que seu controle de produtos não está sendo feito da maneira correta.

Assim como no caso de qualquer outra planilha citada acima, controlar os produtos que entram e saem do seu negócio é fundamental para que você consiga gerenciar suas vendas. Além disso, possibilita que você saiba se vale a pena manter todos os produtos na sua carteira, se os preços estão adequados, quais os mais vendidos, quanto você paga por cada item e qual o lucro obtido.

# 5 – Planilha de controle de faturamento

Entre todas as planilhas citadas durante este artigo, a de controle de faturamento é a mais importante e a mais complexa de ser utilizada. Mas calma, não precisa se assustar! Conhecendo os conceitos de receitas, despesas, custos, faturamento, entre outros, você consegue utilizar a planilha sem maiores problemas. 

Aqui no blog do Sebrae nós temos muitos conteúdos que podem ajudá-lo, como o artigo Lucro e faturamento: entenda as diferenças e aprenda a calcular ou Todo empreendedor deveria saber: despesa x receita x custo x lucro.

Na planilha de controle de faturamento, você insere todos os lançamentos de vendas, assim como valores, número de parcelas e data prevista de pagamento. Além disso, pode usá-la para registrar os números das notas fiscais vinculadas às vendas, o que facilita o envio das informações à Receita Federal durante a elaboração do imposto de renda da empresa.

Se os dados dessa planilha forem atualizados de forma constante, o empreendedor consegue fazer análises bastante precisas de fluxo de caixa faturamento mensal e anual, meses de maior e menor faturamento, entre outros.  

Para ter uma empresa forte e competitiva no mercado, é preciso analisar todos os processos e entender, a partir de informações reais e atualizadas, o que precisa ser melhorado. Neste artigo, você conheceu um pouco mais sobre as funções das 5 principais planilhas de controle, então já pode colocar seu aprendizado em prática. Organize suas vendas!